Een goede functieomschrijving: zo trek je de meest gekwalificeerde kandidaten aan

Een functieomschrijving is één van je waardevolste manieren om te communiceren met de wereld. Het is vaak evengoed een vacature als een visitekaartje. Een goede functieomschrijving helpt dan ook om jouw bedrijf zo aantrekkelijk mogelijk te maken en in één keer de juiste kandidaat te vinden.

Het verschil tussen een functieprofiel en een functieomschrijving

Ze worden vaak door elkaar heen gebruikt, maar ze zijn juist het tegenovergestelde. De functieprofiel omschrijft de kandidaat, terwijl de functieomschrijving de baan toelicht.

Het is dus ook nuttig om allebei los van elkaar te maken. Schrijf bij een functieprofiel helder op wat de ideale opleiding en eerdere ervaring van de kandidaat is, zodat lezers meteen een goede afweging kunnen maken over hoe gekwalificeerd zij zijn. Hierin mag ook zeker staan wat voor eigenschappen de kandidaat moet hebben.

Probeer hierin specifiek te zijn. Vermijd algemene zinnetjes als :‘Jij bent een echte creatieve duizendpoot’, ‘Ben jij een geboren X?’, en ‘Je vindt het niet erg om hard te werken’. Die hebben we allemaal al duizend keer gelezen en zeggen bovendien niet zoveel over iemands karakter.

Het belang van een goede functieomschrijving

Niemand heeft echt zin in het schrijven van een functieomschrijving. Het duurt voor je gevoel altijd (te) lang en komt nooit helemaal lekker uit de verf. Toch is het de moeite waard om wél dat extra halfuurtje te pakken en toch een goede te schrijven. Kijk er zo naar: hoe meer tijd je besteedt aan je functieomschrijving, hoe groter de kans dat je in één keer de goede kandidaat te pakken hebt. Het kost je uiteindelijk veel meer moeite als je door een onduidelijke omschrijving twee keer zoveel kandidaten moeten interviewen als nodig.

Ook denken sollicitanten er zo over. Volgens Indeed weegt maar liefst 52% van mensen die op zoek zijn naar een baan de kwaliteit van de functieomschrijving mee. Het nachtmerriescenario is natuurlijk dat de ideale kandidaat het hierdoor laat afweten. 

Wat staat er in een functieomschrijving?

Maak het vooral niet een te ingewikkeld verhaal: schrijf duidelijk maar bondig op wat de taken en verantwoordelijkheden zijn die bij de functie horen. Maak een functieprofiel en noteer daar behalve werk- en opleidingservaring ook eventuele specifieke vaardigheden die nodig zijn voor deze baan. We doorlopen kort alle stappen.

1. Een logische plek om te starten is bij de titel van de functie. Probeer de hippe woorden eruit te laten en te schrijven waar het op staat. Ninja’s, guru’s en soortgelijke dingen zijn een afknapper. Ook ‘Senior Productpresentatie Specialist’ klinkt als heel wat, maar als je vervolgens gewoon een vakkenvuller bent, dan is dat toch een tegenvaller.
2. Noteer vervolgens wat voor soort contract het is (full-time, part-time, nuluren, enzovoort) en noteer ook over deze volledig op locatie, hybride of volledig online is. Zo kan daar in ieder geval geen misverstand over bestaan. 
3. Schrijf kort en bondig op wat de baan zelf inhoudt. Dit kan je in een vloeiend verhaal naar voren laten komen, maar dat mag ook zeker in bullet points. Benoem wat de belangrijkste verantwoordelijkheden zijn en wat er exact van de toekomstige werknemer wordt verwacht. 
4. Maak vervolgens een schets van de ideale kandidaat.  Wat hebben zij voor opleiding gevolgd? Wat hebben zij eerder gedaan in hun werkende leven? Ook dit mag in bullet points.
5. Het is aan te raden de salarisindicatie op te nemen. Vroeger was dat uit den boze, maar met name jongere mensen zijn minder snel geneigd te solliciteren zonder. Uit recent onderzoek blijkt dat dit maar liefst 4 op de 5 minder geneigd maakt om te solliciteren, en dat 22% het überhaupt niet overweegt. Vergeet hierbij niet secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals mogelijkheden tot het volgen van cursussen of een fietsplan. 
6. Vertel vervolgens ook wat over het bedrijf waar je werkt. Als recruiter ben je opzoek naar de beste kandidaten, maar zij zijn op hun beurt ook opzoek naar de beste werkplekken. Vertel daarom iets over je bedrijf. Dit is goed voor je bedrijfsmerk en kan goede kandidaten die twijfel over de streep trekken.
7. Laat tot slot weten hoe er het beste contact met je kan worden opgenomen. Is dit telefonisch, via de e-mail of weer anders? Zo kan je gemakkelijk al je kandidaten op één plek verzamelen.

Hoe stel je een functieomschrijving op?

Bij een functieomschrijving opstellen moet je natuurlijk eerst weten wat er in moet. Bij Tellent, bijvoorbeeld, werken onze recruiters nauw samen met wervingsmanagers om ervoor te zorgen dat ze zoveel mogelijk duidelijkheid en informatie krijgen in het wervingsproces. Dit doen ze door middel van een kennismakingsgesprek. Vraag hieraan voorafgaand de manager naar de functieomschrijving. Noteer eventuele feedback die je hebt op de functiebeschrijving en neem deze mee naar het gesprek, waar jullie er samen de laatste hand aan kunnen leggen. Dit zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan over de functie.

Houd ook in je achterhoofd dat je niet alleen de functie omschrijft, maar tegelijkertijd ook aan het overtuigen bent dat jullie een aangename werkplek bieden waar je met plezier iedere dag naartoe gaat. Geef een eerlijk maar positief beeld van jullie bedrijf. Doe wat onderzoek naar wat kandidaten verwachten te leren over het bedrijf. Verken relevante Reddit en Facebook groepen, Linkedin, of vraag je collega's of kandidaten naar hun verwachtingen. Dit zal helpen om je functieomschrijving aantrekkelijker te maken. Als je bijvoorbeeld een goede Glassdoor score hebt of een World-class workplace award kun je overwegen om dat te laten zien. Een bedrijf die dit bijvoorbeeld doet is DHL. 

In sommige gevallen heb je niet het voordeel of de mogelijkheid om samen te werken met de manager en ben je dus zelf verantwoordelijk voor het maken van een functieomschrijving. Dit kan een uitdaging zijn, maar er zijn hulpmiddelen beschikbaar. Naast je eigen onderzoek kun je ChatGPT gebruiken om je op weg te helpen. Ook kan je ook onze AI tool voor gebruiken (dit artikel is in het Engels). Deze NLP bot is één van de middelen die je in je gereedschapskist hebt om een goede functieomschrijving te maken. Ook kan hij helpen bij een format.

‍

Geef de bot wat instructies en er komt vanzelf een functieomschrijving uitrollen. Wanneer je AI gebruikt om je te helpen bij je werk, vergeet dan niet om de informatie altijd te controleren en te bewerken om er zeker van te zijn dat het klopt.

Wat is een goed format voor je functieomschrijving?

Als je regelmatig functieomschrijvingen maakt, dan is het zeker geen gek idee om een vast sjabloon te hanteren. Het is hierbij belangrijk om de juiste balans te vinden. Iedere keer helemaal met een blanco document beginnen is onnodig. Hier en daar een paar woorden vervangen is dan weer net te weinig moeite. Een functieomschrijving format bespaart tijd, maar vereist iedere keer wel nog unieke input. 

Bedenk een structuur die logisch past bij de baan en die begrijpelijk is. Focus hierop op de sollicitant en niet in het bijzonder op de werkplek zelf. Ook heeft onze vorige Head of Talent, Karim, over dit punt nog uitstekend advies:

"Ik ben nogal dol op de structuur die wij gebruiken. We beginnen altijd met de functietitel en dan de slagzin. Daarna omschrijven we de missie – wat je bij ons komt doen. Dan het team, vervolgens de context. Het derde deel is de reis van 12 maanden, die in feite beschrijft wat je de eerste 12 maanden kunt verwachten. Dat zijn de basisdingen, in bullet points. Wat we vragen aan ervaring, en dan de voordelen, en dan over [het bedrijf]. Ik denk dat veel functiebeschrijvingen beginnen met een verhaal over het bedrijf zelf. Ik denk dat dat niet echt een goede manier is om het te benaderen, want als ze op de carrièresite hebben geklikt, weten ze al van je bedrijf. Ze moeten eerst over de baan lezen."

Wat moet je vooral niet toevoegen aan je functieomschrijving?

Een functieomschrijving is ook moeilijk op papier te krijgen. Ontwijk de grootste valkuilen, dan steek je al met kop en schouders uit boven de anderen.

• Schrijf duidelijk, schrijf correct. Inkoppertje, natuurlijk, maar open maar eens vijf vacatures op een site en het zal je tegenvallen hoeveel foutjes je nog tegenkomt. Spelfouten, niet lekker lopende zinnen en vreemde structuren, het komt allemaal voorbij. Lees je eigen tekst goed na en laat het bij voorkeur nog door iemand nalezen. Fouten uit je eigen tekst halen is vaak lastig.
• Vermijd buzzwoorden. Techninja, horecatijger, avonturier… Dit soort ‘ludieke’ woordjes klinken misschien hip, maar niemand zit er op te wachten. Ook gezellige praatjes over ‘ons bedrijf is als een familie’, zijn niet aan te raden.
• De slechtste die wij hebben gehoord: ‘Wat Robin is voor Batman, ben jij voor ons’. Passie voor je werk is belangrijk, maar dit is wel érg enthousiast.
• Te veel emoji. Hier en daar een emoji om de tekst op te fleuren en iets toe te voegen mag kunnen, maar gebruik ze niet te veel. Als je er in de tekst tussen de één en vier verwerkt, kan je ze effectief inzetten zonder kinderachtig over te komen.

Hoe maak ik een functieomschrijving?

• Een goede functieomschrijving begint met een duidelijke functietitel. 
• Noteer vervolgens het soort contract (full-time, part-time, of iets anders.) en de werkplek (locatie, hybride, online). 
• Beschrijf de taken en verantwoordelijkheden kort en bondig, en schets het profiel van de ideale kandidaat, inclusief vereiste opleiding en ervaring. 
• Vermeld het salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden om aantrekkelijk te blijven voor sollicitanten.
• Vertel ook iets over het bedrijf om kandidaten te overtuigen van de werkplek. 
• Een vast sjabloon bespaart tijd, maar vereist unieke input voor elke vacature. 
• Controleer altijd de tekst en laat deze, indien mogelijk, door iemand anders nalezen om fouten te voorkomen.

Voorbeeld van een functieomschrijving

Goed voorbeeld doet goed volgen, dus we nemen hier een (gedeelte) van één van onze eigen vacatures door. In dit geval bespreken we de functie van Customer Succes Manager, een positie die in heel Nederland beschikbaar is. De vacature is oorspronkelijk in het Engels.

Bovenaan de functieomschrijving maken we altijd duidelijk of de functie remote, hybride of op locatie is, waar de functie zich bevindt, of er strikte taalvereisten zijn en andere belangrijke informatie voor kandidaten:

"Deze functie wordt aangeboden op een hybride/remote basis vanuit kantoor Amsterdam (of NL) op basis van een fulltime dienstverband. We spreken Engels op het werk, dus het is belangrijk dat je een goed niveau van de Engelse taal hebt en Nederlands als moedertaal."

Vervolgens beschrijven we de verantwoordelijkheden van de rol:

"Als Support Specialist ben je verantwoordelijk voor het helpen van onze Nederlandstalige en Engelstalige klanten om de Talent Management Suite te begrijpen, waarmee People teams de volledige cyclus van werknemers kunnen verbeteren met een geavanceerd Applicant Tracking System, Human Resources Information System en Performance Management Software – allemaal op één plek, door vragen te beantwoorden en problemen op te lossen wanneer ze zich voordoen.

Ons support team speelt een vitale rol in het succes van onze organisatie omdat de support agents constant in contact staan met onze geliefde klanten. We zijn trots op onze CSAT (klant tevredenheid) Score van 97% die een goede indicator is voor hoe groot je impact is als Support Specialist. Succesvolle collega’s pakken nieuwe dingen gauw op en zijn willen onze klanten de best mogelijke Customer Support te geven met snelle antwoorden en oplossingen die werken."

Dit is de opening van de tekst. Zoals je kan lezen lichten we hier kort toe wat je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn én waar de sollicitant aan moet voldoen om aanspraak te maken. Op basis van deze eerste paar regels kan je meteen beoordelen of het de moeite waard is om door te lezen, of dat dit misschien niet bij jou past.

Vervolgens voegen we een beschrijving van het team bij Tellent toe: 

"Wij zijn een groeiend team van 20 Customer Support Specialisten verspreid over Amsterdam, New York, Parijs en Polen en onze missie is om te helpen, op te leiden, problemen op te lossen, en alles er aan te doen om problemen van klanten op te lossen.

Het team werkt dagelijks nauw samen en ondersteunt elkaar ongeacht de moeilijkheidsgraad van de klant. Wekelijkse teambijeenkomsten en regionale bijeenkomsten zorgen voor open communicatie en een hechte band binnen het team."

Daarna geven we een overzicht van je reis van 12 maanden bij Tellent, zodat kandidaten een beter inzicht krijgen in wat er in het eerste jaar van hen wordt verwacht.

"Je reis van 12 maanden

De eerste 3 maanden concentreer je je op het leren van alles wat er te weten valt over Tellent: de producten, onze processen, de teams, de klanten en nog veel meer. Je werkt nauw samen met de andere teamleden. Je hebt bovendien je eerste klantvragen beantwoord en problemen opgelost.

Na 3 maanden ben je verantwoordelijk voor de zorg voor onze Nederlandse & ROW-klanten, heb je verdere stappen gezet in het begrijpen van inkomende supportverzoeken en ben je begonnen met het leren van nog meer over de software.

Na 1 jaar ken je de Talent Management Suite door en door en heb je altijd efficiënte oplossingen voor vragen van klanten."

In de volgende twee paragrafen beschrijven we de verantwoordelijkheden in meer detail, en de gewenste achtergrond, kwalificaties en vaardigheden.

"Voorbeeld van verantwoordelijkheden:

• Vriendelijke, nauwkeurige directe ondersteuning bieden via ons ticketing systeem (we gebruiken Intercom) in de vorm van chats, e-mail en telefonische ondersteuning.
• Verantwoordelijk zijn voor de zorg van onze Nederlands- & Engelstalige klanten, problemen oplossen, vragen beantwoorden en luisteren naar hun feedback"

"Voorbeeld van achtergrond, kwalificaties en vaardigheden:

• ~1 jaar ervaring in een klantenservice/klantgerichte rol
• Vloeiend Nederlands & uitstekende Engelse taalvaardigheden
• Ervaring met het oplossen van technische problemen en het geven van begrijpelijke informatie aan klanten.
• Goede luistervaardigheden: je kunt de feedback van klanten omzetten in suggesties voor productverbetering"

Tot slot sluiten we af met een gedeelte waarin we beschrijven wat we kandidaten als bedrijf bieden, zoals secundaire arbeidsvoorwaarden en een beschrijving van wie we zijn en wat we doen als bedrijf.

Voor meer inspiratie kan je hier de rest van onze vacatures bekijken.

Conclusie

Onthoud dat een goede functieomschrijving niet alleen gaat over het beschrijven van de rol; het gaat ook over het verkopen van de visie van je bedrijf, de cultuur, en de unieke mogelijkheden die je biedt. Het is je kans om te laten zien waarom jouw bedrijf de ideale plek is voor getalenteerde individuen om hun vaardigheden en passies te ontwikkelen.

Dus, neem de tijd, wees specifiek, en wees authentiek. Een uurtje extra besteedt aan je functieomschrijving zorgt ervoor dat je in één keer de beste kandidaten aantrekt én bespaart jezelf op de lange termijn tijd en moeite.