Functieomschrijving opstellen: tips en voorbeelden (+ sjabloon)

De functieomschrijving is vaak het allereerste wat een kandidaat van jouw bedrijf ziet. Je gebruikt het voor je vacaturetekst, maar het is eigenlijk nog veel meer dan dat – het is een soort visitekaartje van jouw bedrijf. Een heldere, goed geschreven functieomschrijving helpt je om de juiste mensen aan te trekken én laat meteen zien waar je bedrijf voor staat. Daarnaast heeft het nog veel meer voordelen.

In dit artikel leggen we uit wat een functieomschrijving precies is, hoe het verschilt van een functieprofiel, waarom het belangrijk is om ze met zorg op te stellen en hoe je dat aanpakt. We geven praktische voorbeelden, een duidelijk stappenplan en een handig sjabloon dat je meteen kunt invullen. Heb je weinig tijd? Lees de belangrijkste bevindingen.

Belangrijkste bevindingen uit het artikel:

• Een functieomschrijving beschrijft de baan en is gericht op kandidaten. Een functieprofiel beschrijft juist de ideale kandidaat en wordt intern gebruikt.
• Een goede functieomschrijving trekt de juiste kandidaten aan, versnelt de time-to-hire, vormt de basis voor het contract en zorgt voor duidelijkheid m.b.t. de functies binnen het bedrijf. 
• Begin met een vacature-intake, waar je met de hiring manager de eerste opzet van de functieomschrijving bespreekt en de verwachtingen en eisen in kaart brengt.
• Een complete functieomschrijving bevat: functietitel, type dienstverband, locatie, taken, verantwoordelijkheden, profiel van de ideale kandidaat, vereiste kennis en vaardigheden, arbeidsvoorwaarden, informatie over het bedrijf en de sollicitatieprocedure. 
• Schrijf duidelijk en menselijk, laat de tekst de bedrijfscultuur weerspiegelen, geef inzicht in groeikansen en arbeidsvoorwaarden, vermijd buzzwords en gebruik een flexibel sjabloon voor het schrijven van de functieomschrijvingen. 
• Zie de functieomschrijving als verlengstuk van je employer brand. Voor veel kandidaten is het hun eerste kennismaking met je organisatie. Zorg dus dat de toon, inhoud en uitstraling meteen een goed beeld geven van wie je bent en wat je te bieden hebt.
• Herzie functieomschrijvingen regelmatig, bijvoorbeeld 2 keer per jaar, bij nieuwe vacatures of functiewijzigingen. Houd daarbij rekening met interne ontwikkelingen en trends in de markt, zoals digitalisering. Zo blijf je up-to-date en hoef je bij de volgende vacature alleen nog kleine aanpassingen te doen.

Wat is een functieomschrijving?

Een functieomschrijving is een korte en duidelijke beschrijving van wat een bepaalde functie precies inhoudt. Je legt uit wat iemand in die rol gaat doen, welke taken en verantwoordelijkheden erbij horen en wat er van de kandidaat verwacht wordt qua kennis en vaardigheden.

Een functieomschrijving wordt opgenomen in vacatures en helpt kandidaten om snel te zien of de functie bij hen past. Voor jou als werkgever geeft het houvast bij het werven, inwerken en beoordelen van sollicitanten. 

Het verschil tussen een functieprofiel en een functieomschrijving

Een functieomschrijving wordt vaak door elkaar gehaald met een functieprofiel. Hoewel beide documenten op elkaar lijken, hebben ze beide een ander doel. Het verschil is als volgt:

• Een functieomschrijving beschrijft de baan. Wat zijn de taken, verantwoordelijkheden en doelen van de functie? Deze tekst is meestal bedoeld voor een vacature en dus gericht op een externe doelgroep (potentiële kandidaten). De functieomschrijving moet dus duidelijk en wervend zijn. 
• Een functieprofiel beschrijft de ideale kandidaat. Wat voor kennis, ervaring, persoonlijke kwaliteiten en eigenschappen zijn nodig om de functie goed uit te voeren? Dit document is intern gericht en wordt vaak gebruikt voor HR-doeleinden, zoals werving, beoordeling en loopbaanontwikkeling. 

Meer weten? Lees dan verder in ons artikel over het opstellen van een functieprofiel.

Tip:

Tip:

Goed om te weten: het functieprofiel is meestal het overkoepelende document waarin je zowel de functieomschrijving (wat houdt de functie in?) als de profielschets van de ideale kandidaat (wat moet iemand kunnen?) opneemt.

Waarom is een goede functieomschrijving belangrijk?

Niemand heeft echt zin in het schrijven van een functieomschrijving. Het duurt voor je gevoel altijd (te) lang en komt nooit helemaal lekker uit de verf. Toch is het de moeite waard om wél dat extra half uurtje te pakken om een goede functieomschrijving te schrijven. De belangrijkste redenen zijn:

Je trekt de juiste kandidaten aan

Een duidelijke functieomschrijving helpt bij het aantrekken van de juiste kandidaten, omdat je hen precies laat weten wat de functie inhoudt en wat er van hen verwacht wordt. Zo kunnen ze goed bepalen of de functie bij hun vaardigheden past en solliciteren alleen geschikte kandidaten. 

Ook denken sollicitanten er zo over. Volgens Indeed weegt maar liefst 52% van de mensen die op zoek zijn naar een baan de kwaliteit van de functieomschrijving mee. Het beetje extra werk dat je in de functieomschrijving stopt haal je er dus zo weer uit. Wat je wilt voorkomen, is dat geschikte kandidaten afhaken vanwege een slordige, onduidelijke of onvolledige functieomschrijving. 

Je versnelt de time-to-hire

Door tijd te investeren in een goede functieomschrijving, voorkom je dat je onnodig veel kandidaten moet interviewen en kun je de sollicitatieprocedure efficiënter maken. Hoe meer tijd je besteedt aan je functieomschrijving, hoe groter de kans dat je in één keer de goede kandidaat te pakken hebt. Het kost je uiteindelijk veel meer moeite als je door een onduidelijke omschrijving twee keer zoveel kandidaten moet interviewen als nodig.

Tip:

Tip:

Ons Industry Report toont aan dat organisaties met een wervingscyclus van meer dan 40 dagen 120% meer uitvallers hebben. Dit benadrukt het belang van snelheid in het wervingsproces: hoe sneller je werft, hoe beter de resultaten. In ons Industry Report vind je de gemiddelde time-to-hire per sector en bedrijfsomvang, zodat je kunt vergelijken hoe jij presteert.

Je kunt het gebruiken als basis voor de vacaturetekst en het arbeidscontract

Een goede functieomschrijving is de basis voor het schrijven van een vacaturetekst en kun je ook gebruiken voor het opstellen van het arbeidscontract zodra een kandidaat wordt aangenomen. Het zorgt voor consistentie en duidelijkheid vanaf de wervingsfase tot de contractondertekening.

Je hebt een duidelijk overzicht van de functies binnen je bedrijf

Een duidelijk overzicht van functies zorgt voor helderheid over verantwoordelijkheden, verwachtingen en samenwerking. Goede functieomschrijvingen voorkomen verwarring, maken eventuele reorganisaties efficiënter en helpen bij het maken van keuzes over personeelsafdelingen.

Tip:

Tip:

Stel naast functieomschrijvingen en een functieprofiel ook een functiehandboek (competentiematrix) op. Dit document biedt gedetailleerde informatie over de benodigde competenties, vaardigheden en verantwoordelijkheden per functie. Het is uitgebreider dan het functieprofiel en ondersteunt prestatiebeoordelingen, training en loopbaanontwikkeling.

Wat staat er in een functieomschrijving?

Een functieomschrijving hoeft geen ingewikkeld verhaal te zijn. Sterker nog: hoe duidelijker en bondiger je het opschrijft, hoe beter. Benoem helder wat de functie inhoudt, wat de verantwoordelijkheden zijn en welke vaardigheden of kwalificaties nodig zijn. Een goede functieomschrijving helpt je om sneller de juiste kandidaat te vinden en voorkomt teleurstellingen of misverstanden aan beide kanten.

We nemen hieronder stap voor stap door wat er allemaal in een functieomschrijving moet staan.

1. Begin bij de functietitel

Zet bovenaan de pagina een duidelijke, eerlijke functietitel. Vermijd hippe of vage termen als ‘ninja’, ‘guru’ of andere buzzwords die eerder afschrikken dan aantrekken. Ook een titel als ‘Senior Productpresentatie Specialist’ klinkt indrukwekkend, maar valt tegen als het uiteindelijk om een functie voor vakkenvuller gaat. Zeg dus gewoon waar het op staat.

2. Geef praktische informatie

Noteer wat voor soort dienstverband het is (full-time, part-time, nuluren, enzovoort) en geef aan waar de werkzaamheden plaatsvinden: op locatie, hybride of volledig op afstand. Zo kan daar in ieder geval geen misverstand over ontstaan. 

3. Omschrijf de functie

Vat samen wat de functie precies inhoudt. Wat is het doel van de functie? Welke taken voert iemand uit op een gemiddelde werkdag? Dit kun je beschrijven in een korte alinea of overzichtelijk opsommen in bullet points. Denk hierbij aan: 

• De kerntaken van de functie
• Voorbeelden van dagelijkse werkzaamheden
• Verantwoordelijkheden
• Eventuele doelstellingen of resultaten die worden verwacht

4. Schets het profiel van de ideale kandidaat

Wie zoek je precies? Omschrijf de gewenste opleiding, werkervaring en vaardigheden. Vergeet niet ook de persoonlijke eigenschappen te benoemen die belangrijk zijn voor de functie. Denk bijvoorbeeld aan nauwkeurigheid, klantgerichtheid of zelfstandigheid. Handig om hierbij op te nemen: 

• Opleidingsniveau en vakgerichte kwalificaties
• Specifieke kennis of vaardigheden (zoals talenkennis of kennis van software)
• Ervaring of prestaties uit eerdere functies)
• Persoonlijkheidskenmerken die passen bij het team of de rol

5. Benoem eventuele vereisten

Soms zijn er bepaalde eisen die niet voor elke baan gelden, maar die in deze functie wel van belang zijn. Denk aan: 

• Noodzakelijke certificaten, diploma’s of vergunningen
• Fysieke vereisten (bijvoorbeeld bij fysiek zwaar werk)
• Het team of de leidinggevende waar de kandidaat mee werkt of aan rapporteert

6. Benoem de arbeidsvoorwaarden

Waar vroeger nauwelijks salarisindicaties in vacatures werden opgenomen, is dat tegenwoordig een stuk belangrijker. Uit onderzoek blijkt dat 4 op de 5 kandidaten minder snel solliciteren als er geen salarisindicatie wordt gegeven, en 22% haakt zelfs direct af. Vermeld dus:

• Salarisindicatie
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals opleidingsmogelijkheden, een fietsplan of extra vakantiedagen
• Doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf

7. Stel je bedrijf kort voor

Kandidaten zijn niet alleen op zoek naar een baan, maar ook naar een fijne werkplek. Gebruik dit moment om iets te vertellen over je organisatie. Wat is de missie of visie? Waar staan jullie voor? Hoe ziet de bedrijfscultuur eruit? Dit versterkt je employer brand én helpt kandidaten bepalen of ze zich bij jullie thuis zouden voelen.

8. Vermeld de sollicitatieprocedure

Sluit af met een helder overzicht van de sollicitatieprocedure. Hoe kunnen kandidaten reageren (bijv. via mail, formulier, telefoon)? Wat moeten ze aanleveren (cv, motivatiebrief, portfolio)? Geef kort aan hoe het proces verloopt: hoeveel rondes zijn er, zijn er opdrachten of assessments, en wie is het aanspreekpunt bij vragen? Duidelijkheid verlaagt de drempel en zorgt voor een soepel proces.

Hoe stel je een functieomschrijving op?

Volg dit stappenplan bij het opstellen van een functieomschrijving:

1. Houd een vacature-intake

Start met een vacature-intake met de hiring manager om de verwachtingen af te stemmen. Vraag vooraf een eerste versie van de functieomschrijving op, zodat je eventuele vragen en opmerkingen kunt noteren. Bespreek tijdens het gesprek o.a. wie de ideale kandidaat is, wat de functie-eisen zijn en hoe de functietitel en -omschrijving eruitzien. Stem ook het sollicitatieproces, de contractvorm, werklocatie en arbeidsvoorwaarden af.

2. Bepaal het doel van de functie

Waarom bestaat deze rol binnen het bedrijf? Wat draagt de functie bij aan het team of de organisatie? Voorbeeld: een klantenservicemedewerkers zorgt dat klantvragen snel en vriendelijk worden afgehandeld, wat bijdraagt aan klanttevredenheid en klantbehoud.

3. Omschrijf taken en verantwoordelijkheden

Noteer concreet wat iemand doet in deze functie. Benoem dagelijkse werkzaamheden, verantwoordelijkheden en het type werk (breed inzetbaar of specialistisch). Wees duidelijk en voorkom vage omschrijvingen. Voorbeeld: “Je verwerkt online bestellingen, beantwoordt klantmails en beheert de voorraad.”

Tip:

Tip:

Geen hiring manager beschikbaar? Vraag collega’s in dezelfde functie hoe hun werkdag eruitziet. Zo krijg je waardevolle input voor een realistische functieomschrijving.

4. Beschrijf de plek in de organisatie

Geef aan in welk team de functie valt, aan wie de medewerker rapporteert en met wie hij of zij samenwerkt. Voorbeeld: “Je maakt deel uit van het klantteam en werkt nauw samen met de marketingafdeling. Je rapporteert aan de salesmanager.”

5. Noteer de benodigde kennis

Wat moet iemand weten of kunnen om deze functie goed uit te voeren? Gaat het om een specifieke opleiding, een bepaald denkniveau of juist praktijkervaring? Benoem ook certificaten of licenties als die vereist zijn.

6. Noteer de gewenste vaardigheden en eigenschappen

Welke soft skills zijn belangrijk? Denk aan samenwerken, zelfstandigheid of klantgerichtheid. Bepaal ook welke persoonlijkheidskenmerken goed passen binnen het team of de bedrijfscultuur. 

7. Check op taal, samenhang en haalbaarheid

Controleer of de beschreven taken logisch bij elkaar horen en haalbaar zijn binnen het afgesproken aantal uren. Vermijd combinaties van functies die weinig overlap hebben. Gebruik duidelijke, inclusieve taal en neutrale functietitels.

8. Werk de functieomschrijving regelmatig bij

Een functie ontwikkelt zich. Denk aan veranderingen en verschuivingen binnen het bedrijf of trends in de markt (bijvoorbeeld digitalisering). Evalueer de functieomschrijving daarom minstens twee keer per jaar en werk deze bij als er nieuwe taken of verantwoordelijkheden bijkomen. Zo voorkom je dat je elke keer opnieuw moet beginnen en hoef je tijdens de volgende vacature-intake alleen nog maar kleine aanpassingen te doen.

Extra tips voor een sterke functieomschrijving

Hierbij nog een aantal tips voor het opstellen van een sterke functieomschrijving:

• Begin met een duidelijke functietitel. Zorg dat de titel meteen duidelijk maakt om wat voor rol het gaat.
• Zorg dat de tekst jullie bedrijfscultuur weerspiegelt. Een heldere, aantrekkelijke en foutloze omschrijving straalt professionaliteit uit.
• Laat de tekst checken. Spelfouten, niet lekker lopende zinnen en vreemde structuren, het komt allemaal voorbij. Lees je eigen tekst goed na en laat het bij voorkeur nog door iemand nalezen. Fouten uit je eigen tekst halen is vaak lastig.
• Denk aan overtuigen, niet alleen informeren. Je beschrijft niet alleen een functie, je verkoopt ook jullie werkplek. Vertel ook iets over het bedrijf om kandidaten te overtuigen van de werkplek. En heb je bijvoorbeeld een goede Glassdoor-score, Great Place to Work certificaat of een World-class workplace award? Laat dat dan zien, zoals DHL dat ook doet.
• Benoem ontwikkelmogelijkheden. Geef aan of er ruimte is om door te groeien of of er opleidingsbudget beschikbaar is. Voorbeeld: “Na een jaar kun je doorgroeien naar coördinator.”
• Noteer altijd het soort dienstverband en het soort werkmodel. Gaat het om werk op locatie, hybride werk of remote werk? Wees hierbij specifiek! Uit ons Industry Report blijkt namelijk dat kandidaten aarzelen om te solliciteren wanneer hybride functieomschrijvingen geen duidelijke verwachtingen rondom kantoordagen bevatten. 
• Omschrijf wat succes betekent in de eerste maanden. Dit maakt verwachtingen concreet voor kandidaten én nieuwe medewerkers. Voorbeeld: “Binnen drie maanden beheer je zelfstandig de klantenportefeuille.”
• Houd je in met emoji’s. Gebruik emoji’s met mate! Het toevoegen van één tot vier emoji’s kan de tekst opfleuren en iets extra’s geven, maar let erop dat het niet te veel wordt. Zo blijft het professioneel en komt het niet kinderachtig over. 
• Onderzoek wat kandidaten willen weten. Verken Reddit, Facebookgroepen, Linkedin of vraag collega’s en kandidaten wat zij belangrijk vinden om te weten over een werkgever. Deze inzichten helpen je om een beter beeld te schetsen van je bedrijf. 
• Geef inzicht in salaris en arbeidsvoorwaarden. Transparantie werkt in je voordeel.
• Houd het kort en menselijk. Richt je op 300–500 woorden en schrijf op een warme toon die past bij je employer brand.
• Gebruik een vast sjabloon, maar pas aan per functie. Zo werk je efficiënt én zorg je voor maatwerk. Hieronder vind je een sjabloon dat je kunt gebruiken.

Tip:

Tip:

Met Tellent Recruitee kun je gebruikmaken van onze AI-tool (dit artikel is in het Engels). Deze NLP-bot is een handig hulpmiddel in je gereedschapskist om een goede functieomschrijving te maken. Naast het helpen bij het opstellen van de functieomschrijving, kan de tool ook ondersteunen bij het creëren van een format, zodat je sneller en efficiënter te werk kunt gaan.

‍

‍

Geef de bot wat instructies en er komt vanzelf een functieomschrijving uitrollen. Wanneer je AI gebruikt om je te helpen bij je werk, vergeet dan niet om de informatie altijd te controleren en te bewerken om er zeker van te zijn dat het klopt.

Wat is een goed format voor je functieomschrijving?

Als je regelmatig functieomschrijvingen opstelt, is het slim om met een vast sjabloon te werken. Dat bespaart tijd en zorgt voor consistentie. Let wel op dat je niet te ver doorschiet: helemaal opnieuw beginnen is vaak niet nodig, maar alleen een paar woorden vervangen is meestal ook niet genoeg. Een goed format geeft houvast, maar vraagt nog steeds om maatwerk en unieke input per functie.

Bedenk een structuur die logisch past bij de baan en die begrijpelijk is. Focus hierop op de sollicitant en niet in het bijzonder op de werkplek zelf. Ook heeft onze vorige Head of Talent, Karim, over dit punt nog uitstekend advies:

"Ik ben nogal dol op de structuur die wij gebruiken. We beginnen altijd met de functietitel en dan de slagzin. Daarna omschrijven we de missie – wat je bij ons komt doen. Dan het team, vervolgens de context. Het derde deel is de reis van 12 maanden, die in feite beschrijft wat je de eerste 12 maanden kunt verwachten. Dat zijn de basisdingen, in bullet points. Wat we vragen aan ervaring, en dan de voordelen, en dan over [het bedrijf]. Ik denk dat veel functiebeschrijvingen beginnen met een verhaal over het bedrijf zelf. Ik denk dat dat niet echt een goede manier is om het te benaderen, want als ze op de carrièresite hebben geklikt, weten ze al van je bedrijf. Ze moeten eerst over de baan lezen."

Download dit handige sjabloon  voor het opstellen van functieomschrijvingen

We hebben een handig invulbaar sjabloon voor je samengesteld waarmee je zowel de kandidaat informeert als overtuigt. Dit sjabloon is overzichtelijk en makkelijk in te vullen en helpt je snel en effectief een vacaturetekst op te stellen. 

Voorbeeld van een functieomschrijving

Goed voorbeeld doet goed volgen, dus we nemen hier één van onze eigen vacatures door. We gieten deze functieomschrijving in bovenstaand sjabloon, zodat je een voorbeeld hebt van hoe een functieomschrijving eruit kan zien. In dit geval bespreken we de voorbeeldfunctie van Customer Success Manager.

Conclusie

Het opstellen van een goede functieomschrijving is het startpunt voor het aantrekken van de juiste kandidaten. Het biedt duidelijkheid over wie je zoekt, waardoor sollicitanten kunnen bepalen of de functie bij hen past. Het versnelt het wervingsproces en biedt een kans om jouw bedrijfscultuur en visie te presenteren, waardoor je laat zien waarom jouw bedrijf de ideale plek is voor talent om zich te ontwikkelen.

Neem je tijd om goede functieomschrijvingen te schrijven. Het extra uur dat je erin steekt, bespaart je op de lange termijn veel tijd en moeite. Het regelmatig bijwerken van functieomschrijvingen houdt ze relevant en versterkt je employer brand. Door een goed sjabloon voor functieomschrijvingen te gebruiken, kun je veel tijd besparen. Bovendien weet je zeker dat je geen onderdelen vergeet. Veel succes!